安全送付 MAIL de 実現
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送信にあたって
ファイルの送信は、「安全送付MAIL de 実現」送信ユニット(「送信ユニット」と記します)を利用します。送信ユニットはSMTPプロトコルを利用してメールサーバ(メールボックス)を介して送り先のメールボックスにメール本文と添付ファイルを送信する機能を担当します。
送信先(メールアドレス[To, CC, BCC])、発信人(氏名、メールアドレス)のほか、表題や本文に使用する定型文などを「プロファイル」という設定ファイルに保存されます。複数の設定でそれぞれのプロファイルを作成すれば、送信する際にプロファイルを選択するだけで送信先・発信人や定型文を切り替えることができます。
また、プロファイルの作成時には「割符ファイル」という暗号化・復号化の鍵データを含むファイルが作成されます。割符ファイルは後述する「復元ユニット」にあらかじめインストールされていなければなりません。
送信方法
事前の設定が完了すれば、日常の送信方法は極めて単純です。
- 送信するファイルを送信ユニットにセットします (アイコンにファイルをドラッグ&ドロップする方法が簡単です)
- 送信先や発信人・定型文を記録したプロファイルを選択します。
- 送信ユニットの送信ボタンをクリックします。
下の図は送信ユニットのイメージです。、それぞれの操作にマニュアルでの設定ができるようにボタンや記述ボックスが多数存在しますが、実際の操作は上記の３つの操作だけです。
送信ユニットは、送信するファイルを自動的に圧縮、暗号化し、復号化のプロセス途中のファイルの同一性をチェックする機能等が埋め込んだ暗号化ファイルに変換して、メールに添付して送信先に送信します。また、送信プロセスをモニターする機能が提供されており、さらにログを記録します。ログに記録される内容は、表題、宛先、送信日時、送信ファイル名です。その他の項目もログ記録が可能ですが、詳しくは「カスタマイズ」をご覧ください。
プロファイル(事前設定１)
プロファイルは、送信ユニットに含まれる「プロファイルエディタ」で作成します。プロファイルをあらかじめ作成保存しておき、ファイル送信時に送信ユニットから、プロファイルを選択します。
プロファイルエディタは、送付先情報(TO, CC, BCC)、発信人(メールアドレス)、定型文(表題、本文)、および暗号化・復号化に必要なパスワードを設定し保存するツールです。
TO, CC, BCCは複数のメールアドレスを設定可能です。BCCを自分宛にしておき、BCCで送付されたメールを通常のメーラーで受信して保存しておけばSMTPサーバーの動作を確かめることができると同時に、ログのように送信記録をメーラーに残すことが可能になります。
表題、本文の定型文も設定します。ここで設定した定型文は、プロファイルを読み込む毎に送信ユニットの表題・本文に表記されるようになります。もちろん、送信ユニットに読み込まれた後に送信ユニット上で加筆訂正はできますが、あらかじめ定型文が読み込まれることで省力化することができます。
プロファイルは、暗号化されたテキストファイルとして保存されますが、そのファイル名は送信先のメールアドレスにしておくと便利です。プロファイルの拡張子は「.prof」ですが、たとえば
xxxtantou@zzzshouji.cd.jp.prof
のような形式です。もちろん「xxx担当zzz事務所.prof」などといった命名も可能です。いずれにせよ左図のようにファイル選択のダイアログボックスでファイル名を選択する方法でプロファイルを指定します。
割符ファイル(事前設定2)
プロファイルエディタで設定したデータを保存すると「割符ファイル」(暗号化・復号化の鍵データを含むファイル)も作成されます。割符ファイルは、後に述べる「受信ユニット」にインストールしなければなりません。
割符ファイル自体は左図に示すように容量1KB程度の非常に小さなファイルであり、このファイル自体も特殊な暗号化がなされていることから、第三者にその内容を解読されないような仕組みを有しています。
割符ファイルの復元ユニットへのインストールは、復元ユニットへ割り符ファイルをドラッグ&ドロップするだけです。割符ファイルも強固に暗号化されていますので、メールに添付する方法で送信先の受信ユニットに送付する方法も可能です。が、フロッピーディスクやUSBメモリーなどネットワークではない媒体(メディア)で送付・保存・使用することでネットワークから切り離されたセキュリティーがここで確保されることになります。
なお、受信ユニットへのインストール方法については、「受信動作」をご覧ください。
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